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La ciudad de Bend es una agencia gubernamental y, por lo tanto, está sujeta a las leyes estatales relativas a la conservación y divulgación de registros públicos. Estas leyes, comúnmente conocidas como la Ley de Registros Públicos, se encuentran en el capítulo 192 de los Estatutos Revisados de Oregón (ORS). Estas leyes existen para garantizar que el gobierno lleve a cabo sus actividades de manera abierta al público y otorgue a este el derecho a acceder a la mayoría de los registros, documentos e información utilizados y poseídos por todas las entidades gubernamentales. Toda la información recopilada en este sitio se convierte en registro público, a menos que exista una exención legal.
Aunque la Ley de Registros Públicos favorece la divulgación de registros, existen exenciones o excepciones a la divulgación de ciertos tipos de registros e información personal tanto en la legislación estatal como en la federal. La información que está exenta de divulgación puede identificarse como tal. Tenga en cuenta que, en caso de conflicto entre esta Política de privacidad y la legislación estatal o federal que rige la divulgación de registros, prevalecerá la legislación estatal o federal.
La ciudad de Bend hace todo lo posible por proteger la información personal de quienes visitan su sitio web oficial. La ciudad ha implementado controles administrativos, técnicos y físicos para salvaguardar y proteger la información que recopilamos en línea, con el fin de evitar el acceso no autorizado y garantizar el uso correcto de la información.
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La ciudad de Bend utiliza SeeClickFix bajo el nombre «Bend Works», un sistema de solicitud de servicios en línea y móvil, para impulsar su aplicación móvil y sus formularios de notificación. SeeClickFix es una aplicación que permite a los miembros de la comunidad informar a la ciudad sobre cuestiones que no son urgentes. SeeClickFix se puede utilizar a través de la web en un ordenador de sobremesa, un portátil, un teléfono móvil o una tableta, o bien a través de un dispositivo móvil utilizando la aplicación móvil Bend Works.
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Cuando el organizador lo habilita, las herramientas de reunión con IA de la ciudad de Bend pueden capturar audio, vídeo, la pantalla compartida y el discurso transcrito para ofrecer funciones como resúmenes, resúmenes generados por IA, medidas a tomar y aspectos destacados. Se notifica a los participantes al inicio de la reunión si la grabación o la transcripción están activas. Los resúmenes se comparten con los participantes internos de la ciudad y pasan a formar parte de los registros municipales, sujetos a los requisitos de conservación y divulgación. Los asistentes externos solo tienen acceso a las grabaciones o transcripciones si el organizador las comparte explícitamente.
Los materiales de las reuniones municipales, incluidas las grabaciones, las transcripciones, los chats y los resúmenes generados por IA, son documentos públicos y pueden divulgarse previa solicitud, salvo que se aplique alguna excepción. Los documentos se conservan de conformidad con la legislación de Oregón y los calendarios de conservación aprobados, y las solicitudes de acceso a documentos públicos son gestionadas por el secretario municipal, en su calidad de custodio de los documentos públicos de la ciudad.
El Ayuntamiento aplica controles de acceso, gestión, seguridad y conservación a los datos de las reuniones, de conformidad con la legislación de Oregón y la política municipal. Los datos de las reuniones se almacenan en los sistemas de información del Ayuntamiento de Bend y no se utilizan para entrenar ni mejorar ningún modelo de inteligencia artificial. Se recomienda a los asistentes que eviten compartir información personal sensible que no sea necesaria para el propósito de la reunión. Si no desea que se le grabe, abandone la reunión y póngase en contacto con el organizador para discutir alternativas, como recibir las notas de la reunión u organizar una reunión aparte sin funciones de IA. Para preguntas sobre privacidad o acceso, o para solicitar registros, póngase en contacto con el organizador de la reunión o con el secretario municipal.
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