Adquisiciones y contratos públicos
El Departamento de Adquisiciones y Contratos Públicos desempeña una función central en las compras de la ciudad.
Nos esforzamos por garantizar que los contribuyentes obtengan el máximo valor por cada dólar gastado, adquiriendo productos y servicios de calidad al menor coste posible. Trabajamos para garantizar que las adquisiciones de la ciudad se realicen mediante un proceso abierto, justo y competitivo, cumpliendo con todos los requisitos legales.
Términos y condiciones de la orden de compra
Hacer negocios con la ciudad de Bend
El Departamento de Adquisiciones y Contratos Públicos se encuentra en la segunda planta del Ayuntamiento y está abierto de lunes a viernes, de 8:00 a 17:00. Envíenos un correo electrónico a purchasing@bendoregon.gov para obtener información sobre cómo hacer negocios con la ciudad.
La ciudad de Bend utiliza Bonfire Interactive (Bonfire) como solución de contratación electrónica. Las adquisiciones formales (normalmente compras que se espera que superen los 100 000 dólares) se publicarán en el portal de contratación electrónica. Para entrar en la lista de proveedores del Departamento de Adquisiciones y Contratos Públicos, recibir avisos automáticos de licitaciones y presentar ofertas por vía electrónica, visite Bonfire (https://bendoregon.bonfirehub.com/).
To assist with registration and submission of responses, learn how to get started with Bonfire, and watch this training video. For questions or support when using the platform, access the online knowledge base, search the Frequently Asked Questions (FAQ) or contact the Bonfire support team at support@gobonfire.com or by calling 1-800-354-8010.
Para obtener información alternativa sobre la presentación de ofertas, comuníquese con el Departamento de Adquisiciones al 541-385-6677.
Los departamentos municipales están autorizados a emitir órdenes de compra para artículos de menos de 10 000 dólares. Se recomienda solicitar presupuestos cuando sea posible. Las compras superiores a 10 000 dólares pero inferiores a 100 000 dólares requieren tres (3) presupuestos. Actualmente, estas oportunidades son gestionadas por el personal, y la mejor manera de que la ciudad conozca su interés en hacer negocios con ella es enviar un correo electrónico al departamento a purchasing@bendoregon.gov o registrarse en Bonfire. También pueden ayudarle a asegurarse de que conoce todos los requisitos contractuales para los bienes o servicios en cuestión.
Oportunidades de licitación
La ciudad de Bend utiliza un sistema de contratación electrónica desarrollado por Bonfire. Visite el portal de contratación pública de la ciudad de Bend para obtener una lista de las oportunidades públicas disponibles:
LEA ATENTAMENTE:
Las ofertas y propuestas selladas deben enviarse en línea al portal de contratación electrónica de la ciudad de Bend, Bonfire, en https://bendoregon.bonfirehub.com, a más tardar en la fecha y hora indicadas en el documento de licitación. Todas las ofertas y propuestas se sellarán electrónicamente con la fecha y la hora en que se envíen. No se aceptarán ofertas y propuestas enviadas en papel, por correo postal, fax o correo electrónico, a menos que se haya acordado previamente con el funcionario responsable dos días hábiles antes de la apertura de las ofertas o de la fecha límite para la presentación de propuestas.
Notas importantes:
- Iniciar sesión y/o cargar sus archivos no significa que su oferta/propuesta haya sido enviada. Los licitadores deben cargar correctamente todos los archivos y DEBEN hacer clic en el botón «Enviar» antes de la hora de cierre.
- Una vez finalizado el envío, recibirá un correo electrónico de confirmación con un número de confirmación único. Esto confirmará que ha enviado correctamente su oferta o propuesta.
- Si la información solicitada aparece como «obligatoria», no podrá completar su oferta o propuesta hasta que se cumpla el requisito.
- La carga de documentos grandes puede llevar bastante tiempo, dependiendo del tamaño de los archivos y de la velocidad de tu conexión a Internet. ¡Planifícalo con antelación!
- Tenga en cuenta el tipo y el número de archivos permitidos. El tamaño máximo de los archivos que se pueden cargar es de 1000 MB. No incluya ningún documento dentro de los archivos que cargue, ya que no se podrá acceder a ellos ni se evaluarán.
- Requisitos mínimos del sistema: Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla Firefox. Java Script debe estar habilitado.
- Usuarios de Mac: cuando se requiera una tabla de ofertas para presentar una oferta, para que se formatee correctamente, deberá descargar Microsoft Excel. Las tablas de ofertas no funcionarán con otra herramienta de hoja de cálculo.
- Los correos electrónicos recibidos de Bonfire no tienen archivos adjuntos; haga clic en el enlace «Ver oportunidad» e inicie sesión en Bonfire para ver los archivos adjuntos en la sección «Mensajes» y, a continuación, haga clic en «Discusiones con proveedores». A continuación, podrá descargar el archivo adjunto del mensaje.
- La ciudad anunciará los resultados de las licitaciones a través de Bonfire.
Need Help? Please contact Bonfire directly at Support@GoBonfire.com or 1.800.654.8010 x 2 for technical questions or issues related to your submission. You can also visit their help documents
Preguntas frecuentes sobre el aprovisionamiento electrónico
La ciudad de Bend está obligada a cumplir una compleja serie de leyes, normas y reglamentos a la hora de adquirir bienes y servicios de terceros proveedores. Muchos organismos gubernamentales utilizan sistemas de software de contratación electrónica para facilitar el cumplimiento normativo y mejorar sus métodos de contratación. Este tipo de sistemas también ayudan a la ciudad a ampliar su cartera de proveedores, lo que aumenta la participación de estos, la diversidad y la competitividad de los precios.
La ciudad se ha asociado con Bonfire para crear un portal de contratación pública que le permitirá recibir notificaciones de oportunidades de negocio y presentar ofertas y propuestas a la ciudad de Bend de forma digital. La contratación pública electrónica es igual que la contratación pública tradicional; sin embargo, la contratación pública electrónica realiza todos los procesos en línea en una plataforma centralizada.
- Acceso gratuito a la información en línea y mayor visibilidad de las oportunidades de negocio.
- Facilidad para presentar los documentos de respuesta
- Notificaciones automáticas gratuitas por correo electrónico sobre nuevas oportunidades de negocio.
- Punto único de acceso a las licitaciones informales y formales de la ciudad de Bend.
- Si desea recibir notificaciones sobre próximos proyectos, productos o servicios, entonces «sí», su empresa deberá registrarse en Bonfire.
- Todos los nuevos proveedores que deseen presentar ofertas en futuras oportunidades también deberán registrarse.
- Es importante registrarse en el sistema para no perder ninguna notificación de solicitud.
Preguntas y respuestas del 12 y 19 de abril de 2023. Capacitaciones para proveedores:
¿Podría revisar brevemente la sección de códigos de productos? Parece que hay subcategorías para los más genéricos y tengo curiosidad por saber cómo sugiere que los optimicemos en nuestro perfil para conseguir los trabajos que queremos. Además, ¿las «presentaciones» solo se aceptan en formato PDF cuando las subimos o se aceptan otros formatos?
Bonfire aconsejó utilizar el código de producto de primer nivel y no el código de subcategoría para realizar la selección. El Ayuntamiento tiene previsto no limitar el tipo de documento que se puede cargar, por lo que todos los encuestados podrán cargar archivos Word, Excel o PDF.
Si no puedo presentar una oferta, ¿cómo debo proceder?
Si el plazo para formular preguntas al proveedor ha finalizado, no podrá enviar ninguna pregunta al responsable de la emisión a través de Bonfire. En ese caso, envíe un correo electrónico directamente al responsable de la emisión.
¿Los miembros individuales de una organización/empresa deben registrarse en Bonfire o basta con una sola cuenta para todos los miembros? Por ejemplo, una empresa puede tener varios empleados de ventas que podrían estar interesados en las solicitudes.
Cada persona de una empresa deberá registrarse para obtener su propia cuenta.
¿Cuánto tiempo debo esperar para cargar los archivos de envío?
Tómate todo el tiempo que puedas. Bonfire puede guardar tu progreso en los envíos, así que a medida que completes los diferentes documentos, puedes empezar a subirlos.
Hay varias formas de mantenerse al día con las licitaciones de la ciudad.
- Consulte las oportunidades de licitación actuales.
- Una vez que se haya registrado en Bonfire, seleccionará los códigos de productos que correspondan a su negocio y, a medida que haya licitaciones disponibles, se le notificará mediante los códigos de productos que haya seleccionado en Bonfire. Los códigos de productos son números/códigos que describen bienes o servicios. Un código de producto describe un producto específico que ofrece su negocio. La ciudad de Bend utiliza un código de producto NIGP de 5 dígitos.
Cómo paga la ciudad de Bend
Entrega
En circunstancias normales, el Ayuntamiento no realiza el pago hasta que el artículo se ha entregado en la ubicación correcta y se ha aceptado que se encuentra en condiciones adecuadas y cumple con el pedido.
Facturación
El proveedor deberá enviar las facturas de cada pedido a:
Ciudad de Bend
Cuentas por pagar
P.O. Box 1458
Bend, Oregón 97709
Las facturas deberán incluir:
- Número de orden de compra
- Nombre del departamento municipal que solicita los bienes o servicios
- Descripción completa de los bienes o servicios prestados.
- Cantidad, precio unitario y extensiones
- Condiciones de descuento
- Número y fecha de la factura
- Nombre, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de los proveedores.
Las facturas también pueden enviarse electrónicamente a ap@bendoregon.gov.
Pago
El pago se emite por parte del departamento de Cuentas por Pagar de manera oportuna. La política general es no realizar pagos por adelantado ni aceptar pagos contra entrega. Los pagos se realizan en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la factura. Si tiene alguna pregunta sobre el pago de una factura, póngase en contacto con el departamento de Cuentas por Pagar en el 541-388-5509.
Términos y condiciones para bienes y servicios
Propiedad excedente
El programa de excedentes de la ciudad de Bend reutiliza los artículos siempre que es posible, vende los artículos que no se pueden utilizar y recicla los artículos que ya no funcionan. Para la venta de artículos excedentes, la ciudad utiliza dos empresas de subastas en línea:
Las personas interesadas deben registrarse en cada sitio web para poder pujar por los artículos excedentes.
Todos los bienes se ofrecen tal cual, donde se encuentran. La ciudad no ofrece garantía alguna, ni hace declaración alguna, expresa o implícita, en cuanto a la comerciabilidad o idoneidad para cualquier fin de los bienes puestos a la venta. El comprador no tiene derecho a ningún pago por pérdida de beneficios ni a ninguna otra indemnización monetaria, ya sea especial, directa, indirecta o consecuente. No se realizarán reembolsos ni ajustes en ninguna adjudicación/compra.
Enlaces útiles
Junta de Contratistas del Estado de Oregón
Oficina de Trabajo e Industrias – Salarios vigentes
Registro mercantil de la ciudad de Bend
Lista de contratistas cualificados
Misión del departamento
Proporcionar servicios de adquisición estratégicos para garantizar que nuestros compañeros dispongan de los bienes y servicios que necesitan para gestionar de manera eficiente nuestra ciudad y fomentar la confianza pública.
Valoramos: la colaboración con los clientes, la integridad y la innovación.
Oficina administrativa,
2.ª planta, Ayuntamiento
710 NW Wall Street
Bend, OR 97703
Cuentas por pagar
P.O. Box 1458
Bend, OR 97709