Permisos para eventos especiales

Si estás organizando un evento, es posible que el Ayuntamiento de Bend te exija obtener un permiso para eventos especiales. Esto depende del tamaño del evento, de su ubicación y de si está abierto al público. Recuerda que no puedes celebrar eventos en la vía pública sin este permiso.

Ten en cuenta los siguientes criterios para determinar si tu evento requiere un permiso para eventos especiales:

• ¿Dónde se celebra el evento y cuánta gente se espera que asista?
  • Si está organizando un evento en Bend con más de 150 asistentes, abierto al público y celebrado en un terreno de propiedad municipal o en la vía pública, necesitará un permiso para eventos especiales.
  • Si tu evento se celebra fuera de los terrenos municipales pero afecta a la vía pública, como es el caso de los recorridos de carreras, necesitarás un permiso para eventos especiales. Este permiso se centrará principalmente en la revisión de tu plan de control del tráfico.
  • Si está organizando un evento privado de pequeño formato en la vía pública con menos de 150 personas, deberá celebrarlo fuera de la vía pública. Existe un programa municipal que ofrece una excepción a este requisito para las fiestas de barrio de los Distritos Vecinales. Para más información, consulte la página web de Bend Block Party.

Consulte las siguientes preguntas para determinar si cumple los requisitos para obtener un permiso para eventos especiales:

1. ¿Puedes presentar tu solicitud con suficiente antelación respecto a la fecha del evento?
   • Nuevo evento: debe presentar una solicitud completa de permiso para eventos especiales al menos 90 días antes de la celebración del evento. Esto implica que se hayan cargado todos los documentos necesarios y se hayan abonado las tasas correspondientes.
   • Eventos que se celebran anualmente: debe presentar una solicitud completa al menos 60 días antes de la fecha prevista para el evento, con todos los documentos requeridos adjuntos y las tasas abonadas.
2. ¿Tu evento coincide en fecha o lugar con otros eventos?
   Revisa los siguientes puntos para responder a esta pregunta de forma eficaz:
   • El Ayuntamiento de Bend mantiene un calendario con todas las fechas y ubicaciones de los eventos especiales autorizados.
   • En julio y agosto solo se permiten tres eventos con corte de tráfico en el centro de la ciudad.
   • Solo se permiten dos eventos con corte de tráfico en el centro de la ciudad entre septiembre y junio.
   • Las solicitudes de cierre de calles en el centro de la ciudad solo se aprobarán si el evento no puede celebrarse sin cerrar la calle o si existe un motivo de seguridad.
   • Los eventos existentes tienen prioridad sobre los nuevos.
3. ¿Puede cumplir íntegramente con todos los requisitos para eventos especiales establecidos en el Código Municipal de Bend?
   • Asegúrese de revisar detenidamente todos los requisitos establecidos en el Código Municipal de Bend para asegurarse de que puede cumplirlos en su totalidad. 

Ahora que ha determinado que su evento requiere un permiso para eventos especiales, siga estos pasos para asegurarse de que su evento esté bien organizado y cumpla con todas las normas municipales. Desde la presentación de la solicitud hasta la coordinación con nuestro personal y la recepción del permiso, le explicamos todo lo que necesita saber.

1Paso: Presentación de la solicitud

• Determine el tipo de evento que va a celebrar y presente una solicitud completa de permiso para eventos especiales, junto con toda la documentación requerida, y abone la tasa siguiendo los pasos que se indican en las guías que figuran a continuación:
  • Guía de eventos habituales
    • Si estás organizando un evento abierto al público, al que asistirán más de 150 personas y que se celebrará en un terreno propiedad del Ayuntamiento de Bend o en la vía pública, utiliza esta guía.
  • Guía de eventos inmobiliarios fuera de la ciudad
    • Si está organizando un evento público con más de 150 asistentes que se celebrará fuera de las instalaciones de la ciudad de Bend, pero que afectará a la vía pública (como los recorridos de carreras con zonas de salida o meta en parques, colegios u otras propiedades), utilice esta guía. Una carrera es un evento con una línea de salida y una de meta que NO requiere el cierre de las vías públicas ni de la vía pública, ni tampoco ninguna modificación de los patrones de tráfico.
  • Guía de eventos de desfiles patrocinados
    • Si estás organizando el Desfile de Mascotas del 4 de julio, el Desfile del Día de los Veteranos o el Desfile de Navidad, utiliza esta guía.
• Consulte la sección «Tarifas de los permisos para eventos especiales» que figura a continuación para ver la lista completa de tarifas.
• Todos los requisitos para la celebración de eventos especiales se recogen detalladamente en el Código Municipal de Bend. Le rogamos que revise estos requisitos con detenimiento para asegurarse de que su evento cumpla plenamente con la normativa.
• Evaluaremos las tasas de revisión del plan de control del tráfico y le comunicaremos el importe antes de expedir el permiso.
• Mientras planifica su evento, puede resultarle útil suscribirse a nuestro informe semanal sobre el estado de las carreteras y el tráfico para mantenerse informado de los cierres de carreteras importantes y las últimas novedades.
• ¡Cero residuos! Programa de préstamo de contenedores de Event Cycle Solutions. El Condado de Deschutes Soluciones EventCycle se diseñó para fomentar la concienciación y la participación de la comunidad en materia de reciclaje y sostenibilidad en los eventos a gran escala que se celebran en Bend. Al integrar la gestión sostenible de residuos en los eventos, este proyecto, respaldado por el Fondo de Sostenibilidad de Bend (un proyecto de Visit Bend), se alinea con el compromiso del Departamento de Residuos Sólidos y del Ayuntamiento de Bend con la responsabilidad medioambiental, al tiempo que fomenta comportamientos respetuosos con el medio ambiente entre los asistentes. El uso de los contenedores es GRATUITO. Se pueden recoger antes del evento en el vertedero de Knott. Si necesita un gran número de puestos, se le puede entregar un remolque con puestos en el lugar del evento, previa autorización.
  •  Aquí tienes una práctica guía en PDF que te servirá de referencia a la hora de organizar un evento para reducir la cantidad de residuos. Guía para eventos «Hacia el residuo cero»

2Paso: Evaluaciones del personal

• Una vez que confirmemos que tu solicitud está completa, nuestro personal comenzará a revisarla.
• Si tenemos alguna corrección o pregunta, te la enviaremos a través de tu solicitud en el Centro de Permisos en Línea.
• Si es necesario, organizaremos reuniones previas al evento:
  • Para todos los eventos nuevos que no hayan sido autorizados anteriormente, es obligatorio celebrar una reunión previa al evento.
  • En el caso de los eventos que ya hayan sido autorizados y en los que se vayan a introducir cambios significativos, es obligatorio celebrar una reunión previa al evento.
  • En el caso de los eventos que se repiten y que tuvieron problemas el año anterior, es necesario celebrar una reunión previa al evento.

3Paso: Coordinación con el organizador del evento

• Los solicitantes de permisos para eventos especiales deben coordinarse con las partes implicadas en el evento al menos 30 días antes de que este dé comienzo, a fin de garantizar que se satisfagan todas las necesidades del mismo.
  • Ejemplos de necesidades específicas para eventos: dispositivos de control del tráfico, plan de control del tráfico, contar con una empresa de grúas de confianza para los eventos en el centro de la ciudad, voluntarios y plan de limpieza.

4Paso: Se expide el permiso

• Expedimos el permiso.
• Enviamos avisos sobre la situación del tráfico a la comunidad.
• El personal de nuestro cuerpo de bomberos inspecciona los eventos con más de 500 asistentes en los que se sirve alcohol.
• Si es necesario, programaremos reuniones tras el evento:
  • En el caso de los eventos que reciban quejas o comentarios del público, es obligatorio celebrar una reunión posterior al evento.
  • En el caso de los eventos en los que se produzcan fallos en la ejecución, es obligatorio celebrar una reunión posterior al evento. 

Cuotas de primaria

• Tasa de inscripción: 1 000,00 $
• Cuota de inscripción: 500,00 $
• Revisión del plan de accesibilidad: 55,00 $
• Alquiler de señales de aparcamiento para personas con discapacidad: 5,00 $ por señal
• Alquiler de adaptadores de enchufe (para la red eléctrica de la calle Brooks): 50,00 $ por adaptador
• Se reembolsará hasta el 75 % de la tasa, dependiendo de cuándo retires tu solicitud
• Recurso contra una resolución sobre un permiso: 200 dólares por recurso

Tasas por la revisión del plan de control de tráfico

Escríbenos a engineering@bendoregon.gov para saber qué nivel necesita tu evento:

• Nivel 1 – Impacto bajo: 370,81 $ + recargo del 4 % por planificación a largo plazo*
• Nivel 2 – Impacto medio: 700,58 $ + 4 % de recargo por planificación a largo plazo*
• Nivel 3 – Alto impacto: 2.579,54 $ + recargo del 4 % por planificación a largo plazo*
  • Los planos de nivel III deben ser visados por un ingeniero de control de tráfico.

*El recargo por planificación a largo plazo es una tasa que contribuye a sufragar los gastos derivados de la labor de planificación del futuro de Bend para las próximas décadas.

Gastos varios

• Tarifa adicional por los cambios en los semáforos contratados por el Departamento de Transporte de Oregón. Si su evento requiere cambios en los semáforos, se aplicarán estas tarifas. Costes estimados:
  • Asistencia eléctrica del Departamento de Transporte de Oregón: 150 dólares por hora

Tiempo de tramitación

• El tiempo de tramitación puede variar en función del tipo de evento que se proponga. Algunos eventos requieren menos recursos de revisión por parte del personal municipal, como es el caso de las maratones. Otros eventos, como los de gran envergadura con numerosos puestos y cierres importantes de calles, llevan más tiempo porque exigen una mayor revisión por parte del personal municipal. Si tiene alguna pregunta sobre los plazos de tramitación previstos para su evento, póngase en contacto con la División de Licencias.

Nuestro centro urbano es la zona delimitada por las calles NW Newport Ave, NW Greenwood Ave, NW Hill St, NW Franklin Ave, NW Bond St, NW Louisiana Ave, NW Riverside Blvd, NW Tumalo Ave y NW Harmon Blvd.

En julio y agosto, permitimos hasta tres eventos especiales al mes que requieran el cierre de calles en el centro de la ciudad. Durante el resto del año, permitimos hasta dos eventos al mes con cierre de calles. Solo aprobamos las solicitudes de cierre de calles si el evento no puede celebrarse sin ello o si existe un motivo específico de seguridad.

El Ayuntamiento puede hacer excepciones a estos límites si decide que:

1. El cierre de la calle será breve o se llevará a cabo en un lugar que no afecte de manera significativa a los comercios del centro, o bien tendrá lugar en un momento en el que el impacto sea mínimo.
2. El beneficio público del evento es mayor que cualquier impacto negativo que pueda tener en los comercios del centro.

Mantenemos uncalendario de permisos para eventos especialesen el que figuran la fecha y la ubicación de cada evento. Los eventos ya programados tienen prioridad sobre los nuevos. Si está planeando un evento en el centro de la ciudad, asegúrese de que no coincida con ningún evento en Drake Park. Puede consultar el calendario de eventos comunitarios del Distrito de Parques y Ocio de Bend en línea o llamar al (541) 389-7275.