Permisos para eventos especiales

If you’re planning an event, the City of Bend might require you to get a Special Event Permit. This depends on the event’s size, location, and whether it’s open to the public. Remember, you can’t hold events in public right of way without this permit.

Tenga en cuenta los siguientes criterios para determinar si su evento necesita un permiso para eventos especiales:

• ¿Cuál es la ubicación de su evento y la asistencia prevista?
  • Si está planeando un evento en Bend con más de 150 asistentes, que esté abierto al público y se celebre en una propiedad municipal o en la vía pública, necesitará un permiso para eventos especiales.
  • Si su evento se celebra fuera de las propiedades municipales pero afecta al derecho de paso público, como las rutas de carreras, necesitará un permiso para eventos especiales. Este permiso se centrará principalmente en revisar su plan de control del tráfico.
  • Si está planeando un evento privado pequeño en la vía pública con menos de 150 personas, deberá trasladarlo fuera de la vía pública. Existe un programa patrocinado por la ciudad que ofrece una excepción a este requisito para las fiestas de barrio del distrito vecinal. Obtenga más información en la página web de Bend Block Party.

Consulte las siguientes preguntas para determinar si puede optar a un permiso para eventos especiales:

1. ¿Puedes enviar tu solicitud con suficiente antelación a la fecha del evento?
   • Nuevo evento: debe presentar una solicitud completa de permiso para eventos especiales al menos 90 días antes del evento. Esto significa que se deben cargar todos los elementos requeridos y pagar las tasas correspondientes.
   • Eventos anuales recurrentes: debe enviar una solicitud completa al menos 60 días antes de la fecha del evento solicitado, con todos los elementos requeridos cargados y las tarifas pagadas.
2. ¿Tu evento coincide con la fecha o el lugar de otros eventos?
   Revise los siguientes puntos para responder eficazmente a esta pregunta:
   • La ciudad de Bend mantiene un calendario con todas las fechas y ubicaciones de los eventos especiales autorizados.
   • Solo se permiten 3 eventos con cierre de carreteras en el centro de la ciudad durante julio y agosto.
   • Solo se permiten dos eventos con cierre de carreteras en el centro de la ciudad entre septiembre y junio.
   • Las solicitudes de cierre de calles en el centro de la ciudad solo se aprobarán si el evento no puede celebrarse sin cerrar la calle o si hay motivos de seguridad que lo justifiquen.
   • Los eventos existentes tienen prioridad sobre los nuevos eventos.
3. ¿Puede cumplir plenamente con todos los requisitos para eventos especiales del Código Municipal de Bend?
   • Asegúrese de revisar detalladamente todos los requisitos descritos en el Código Municipal de Bend para asegurarse de que puede cumplirlos en su totalidad. 

Ahora que ha determinado que su evento necesita un permiso para eventos especiales, siga estos pasos para asegurarse de que su evento esté bien organizado y cumpla con todas las normativas municipales. Desde la presentación de la solicitud hasta la coordinación con nuestro personal y la recepción del permiso, le explicamos todo lo que necesita saber.

1Paso: Presentación de la solicitud

• Determine el tipo de evento que va a celebrar y envíe una solicitud completa de permiso para eventos especiales con todos los documentos necesarios y abone la tasa siguiendo los pasos que se indican en las siguientes guías:
  • Guía de eventos regulares
    • Si está planeando un evento abierto al público, que contará con más de 150 asistentes y se celebrará en una propiedad de la ciudad de Bend o en la vía pública, utilice esta guía.
  • Guía de eventos fuera de la ciudad
    • Si está planeando un evento público con más de 150 asistentes que se celebrará fuera de las instalaciones de la ciudad de Bend, pero que afectará al derecho de paso público (como rutas de carreras con zonas de salida y llegada en parques, escuelas u otras propiedades), utilice esta guía. Una carrera es un evento con una línea de salida y otra de llegada que NO requiere el cierre de las vías públicas ni del derecho de paso, ni tampoco la alteración de los patrones de tráfico.
  • Desfiles patrocinados Guía de eventos
    • Si estás planeando el Desfile de Mascotas del 4 de julio, el Desfile del Día de los Veteranos o el Desfile Navideño, utiliza esta guía.
• Consulte la sección «Tarifas de permisos para eventos especiales» a continuación para obtener un listado completo de tarifas.
• Todos los requisitos para eventos especiales se pueden encontrar detallados en nuestro Código Municipal de Bend. Revise estos requisitos detenidamente para asegurarse de que su evento cumpla con todos los requisitos.
• Evaluaremos las tasas de revisión del plan de control del tráfico y le comunicaremos el importe antes de expedir el permiso.
• Mientras planifica su evento, puede resultarle útil suscribirse a nuestro Informe semanal sobre carreteras y tráfico para estar informado de los cierres de carreteras importantes y las últimas novedades.
• ¡Cero residuos! Programa de préstamo de contenedores para eventos sostenibles. El Condado de Deschutes Soluciones EventCycle fue diseñado para aumentar la concienciación y la participación de la comunidad en el reciclaje y la sostenibilidad en eventos a gran escala en Bend. Al integrar la gestión sostenible de residuos en los eventos, este proyecto, respaldado por el Fondo de Sostenibilidad de Bend, un proyecto de Visit Bend, se alinea con el compromiso del Departamento de Residuos Sólidos y la ciudad de Bend con la responsabilidad medioambiental, al tiempo que fomenta comportamientos ecológicos entre los asistentes. El uso de los contenedores es GRATUITO. Se pueden recoger antes del evento en el vertedero Knott. Si necesita un gran número de estaciones, se puede dejar un remolque con estaciones en el lugar del evento, previa autorización.
  •  Aquí tienes una práctica guía en formato PDF que puedes consultar cuando organices un evento para reducir la cantidad de residuos. Guía para eventos con cero residuos

2Paso: Opiniones del personal

• Una vez que confirmemos que su solicitud está completa, nuestro personal comenzará a revisarla.
• Si tenemos alguna corrección o pregunta, se la enviaremos a través de su solicitud en el Centro de permisos en línea.
• Programaremos reuniones previas al evento si es necesario:
  • Para todos los eventos nuevos que no hayan sido autorizados anteriormente, se requiere una reunión previa al evento.
  • Para los eventos previamente autorizados que sufran cambios significativos, se requiere una reunión previa al evento.
  • Para los eventos que repiten y que tuvieron problemas el año anterior, se requiere una reunión previa al evento.

3Paso: Coordinación con el organizador del evento

• Los solicitantes de permisos para eventos especiales deben coordinarse con las partes relevantes del evento al menos 30 días antes de que este comience, a fin de garantizar que se satisfagan todas las necesidades del evento.
  • Ejemplos de necesidades específicas para eventos: dispositivos de control del tráfico, plan de control del tráfico, disponer de una empresa de grúas registrada para eventos en el centro de la ciudad, voluntarios, plan de limpieza.

4Paso: Se expide el permiso

• Emitimos el permiso.
• Enviamos notificaciones sobre el impacto del tráfico a la comunidad.
• El personal de nuestro Departamento de Bomberos inspecciona los eventos con más de 500 asistentes en los que también se sirve alcohol.
• Programaremos reuniones posteriores al evento si es necesario:
  • Para los eventos que reciban quejas o comentarios públicos, se requiere una reunión posterior al evento.
  • En el caso de eventos con fallos de implementación, es necesario celebrar una reunión posterior al evento. 

Tarifas primarias

• Cuota de solicitud: 1000,00 $
• Cuota de inscripción: 500,00 $
• Revisión del plan de accesibilidad: 55,00 $
• Alquiler de señales de estacionamiento ADA: 5,00 $ por señal.
• Alquiler de adaptador de enchufe (para electricidad en Brooks St.): 50,00 $ por adaptador.
• Se reembolsará hasta el 75 % de la tasa, dependiendo de cuándo retire su solicitud.
• Recurso contra la decisión sobre el permiso: 200 dólares por recurso.

Tasas por revisión del plan de control del tráfico

Póngase en contacto con engineering@bendoregon.gov para averiguar qué nivel necesita su evento:

• Level 1 – Low impact: $370.81 + 4% Long Range Planning Surcharge*
• Level 2 – Medium impact: $700.58 + 4% Long Range Planning Surcharge*
• Level 3 – High impact: $2,579.54 + 4% Long Range Planning Surcharge*
  • Los planos de nivel III deben estar sellados por un ingeniero de control de tráfico.

*El recargo por planificación a largo plazo es una tasa que ayuda a sufragar los gastos que conlleva planificar el futuro de Bend para las próximas décadas.

Tarifas varias

• Tarifa adicional por cambios en las señales de tráfico contratados por el Departamento de Transporte de Oregón. Si su evento requiere cambios en las señales, se aplicarán estas tarifas. Costes estimados:
  • Departamento de Transporte de Oregón Asistencia eléctrica: 150 dólares por hora

Tiempo de procesamiento

• El tiempo de tramitación puede variar en función del tipo de evento que se proponga. Algunos eventos requieren menos recursos de revisión por parte del personal municipal, como las maratones. Otros eventos, como los grandes eventos con varios vendedores y cierres importantes de calles, requieren más tiempo porque necesitan una revisión más exhaustiva por parte del personal municipal. Si tiene alguna pregunta sobre los tiempos de tramitación previstos para su evento, póngase en contacto con la División de Licencias.

Nuestro distrito centro es la zona rodeada por NW Newport Ave, NW Greenwood Ave, NW Hill St, NW Franklin Ave, NW Bond St, NW Louisiana Ave, NW Riverside Blvd, NW Tumalo Ave y NW Harmon Blvd.

En julio y agosto, permitimos hasta tres eventos especiales al mes que requieren el cierre de calles en el centro de la ciudad. Durante el resto del año, permitimos hasta dos eventos al mes con cierre de calles. Solo aprobamos las solicitudes de cierre de calles si el evento no puede celebrarse sin ello o si existe una razón específica de seguridad.

El Ayuntamiento puede hacer excepciones a estos límites si decide que:

1. El cierre de la calle será breve o se producirá en un lugar que no afectará significativamente a los negocios del centro, o bien se llevará a cabo en un momento en el que el impacto sea mínimo.
2. El beneficio público del evento es mayor que cualquier impacto negativo en los negocios del centro de la ciudad.

Mantenemos uncalendario de permisos para eventos especialesque incluye la fecha y la ubicación de cada evento especial. Los eventos existentes tienen prioridad sobre los nuevos. Si está planeando un evento en el centro de la ciudad, asegúrese de que no entre en conflicto con ningún evento en Drake Park. Puede consultar el calendario de eventos comunitarios del Distrito de Parques y Recreación de Bend en línea o llamar al (541) 389-7275.